Politique de confidentialité

Académie Européenne d’Orthodontie et d’Occlusodontie Numérique (AEOON) — aeoon.be

Dernière mise à jour : 28 août 2026

L’Académie Européenne d’Orthodontie et d’Occlusodontie Numérique attache une grande importance à la protection de votre vie privée. La présente politique explique quelles données à caractère personnel nous collectons, pourquoi nous les traitons, combien de temps nous les conservons et quels droits vous pouvez exercer. Elle est rédigée conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Académie Européenne d’Orthodontie et d’Occlusodontie Numérique (ci-après « AEOON », « nous »)
Forme juridique :

Association sans but lucratif (ASBL)
Siège : Rue du Méridien 100, 1210 Saint-Josse-ten-Noode, Belgique
Numéro d’entreprise (BCE) / TVA : BE0804.621.829
E-mail : info@aeoon.be
Téléphone : +32 479 79 90 19

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données, vous pouvez nous écrire à info@aeoon.be en indiquant « Protection des données » en objet.

AEOON n’a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO), sa taille et la nature de ses activités ne rendant pas cette désignation obligatoire au sens de l’article 37 du RGPD.

2. Champ d’application

Cette politique s’applique :

au site internet aeoon.be et à ses formulaires (demande de brochure, contact, inscription) ;
à la gestion administrative et pédagogique de nos cycles de formation et de nos évènements ;
à nos échanges avec vous par e-mail, par téléphone et par messagerie instantanée (WhatsApp).

3. Données que nous traitons

3.1. Données que vous nous communiquez

Lors d’une demande d’information ou de brochure :

nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
profession, lieu d’exercice et contenu de votre message.

Lors de l’inscription à un cycle de formation :

données d’identification : nom, prénom, date de naissance ;
coordonnées : adresse e-mail, GSM, adresse de facturation, adresse du cabinet ;
données professionnelles : société, numéro INAMI, formations antérieures en orthodontie et en occlusodontie/gnathologie, pratique orthodontique actuelle, types d’appareillages utilisés, disponibilité d’un scanner intra-oral et d’un appareil photographique professionnel ;
données administratives et financières : cycle et modules choisis, montants dus, échéances, communication et preuve de virement ;
vos éventuelles restrictions ou préférences alimentaires, communiquées de manière facultative en vue de l’organisation des pauses et des repas ;
vos comptes de réseaux sociaux, si vous choisissez de nous les communiquer pour être identifié sur nos publications ;
votre accord ou votre refus quant à l’utilisation de votre image.

Données sensibles. Une restriction alimentaire peut révéler une information relative à votre santé ou à vos convictions. Ces informations sont communiquées librement, sur base de votre consentement explicite, utilisées uniquement pour l’organisation de la restauration, accessibles au seul personnel qui en a besoin, et supprimées après la session concernée. Vous pouvez ne pas remplir ce champ et nous informer sur place.

3.2. Données collectées automatiquement

Lors de votre navigation sur aeoon.be, nos serveurs et nos cookies peuvent enregistrer :

votre adresse IP, votre type de navigateur, votre système d’exploitation et votre langue ;
les pages consultées, la date et l’heure de consultation, la page d’origine ;
les identifiants techniques nécessaires au fonctionnement du site et, si vous y consentez, à la mesure d’audience.

3.3. Données relatives aux patients

Nos cycles comportent une pratique clinique. Les données des patients traités dans ce cadre relèvent de la responsabilité du praticien traitant et de l’institution de soins concernée. Les cas cliniques présentés, discutés ou diffusés dans le cadre pédagogique doivent être anonymisés par le participant, et le consentement du patient doit être recueilli lorsque des images ou des données identifiantes sont utilisées. AEOON ne constitue pas de dossier patient et n’accède à ces données que dans la mesure strictement nécessaire à l’encadrement pédagogique.

4. Finalités, bases légales et durées de conservation

Nous ne traitons vos données que pour des finalités déterminées et légitimes :

Finalité du traitement	Base légale (RGPD)	Durée de conservation
Répondre à une demande d’information, envoyer la brochure ou un devis	Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) ou intérêt légitime (art. 6.1.f)	3 ans à compter du dernier contact de votre part
Gérer votre inscription et exécuter le contrat de formation (suivi pédagogique, présences, attestations)	Exécution du contrat (art. 6.1.b)	Durée du cycle, puis 10 ans (preuve de la formation, attestations, prescription contractuelle)
Établir les factures, encaisser les paiements et tenir la comptabilité	Obligation légale (art. 6.1.c)	7 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Organiser la logistique des sessions : accès, listes de présence, pauses et repas	Exécution du contrat (art. 6.1.b) ; consentement pour les restrictions alimentaires (art. 6.1.a et 9.2.a)	Restrictions alimentaires supprimées dans les 3 mois suivant la session
Utiliser des photographies et vidéos réalisées pendant les formations à des fins promotionnelles	Consentement (art. 6.1.a)	Jusqu’au retrait de votre consentement, et au maximum 5 ans
Vous informer de nos prochaines formations et évènements	Intérêt légitime pour nos participants (art. 6.1.f) ; consentement pour les autres personnes (art. 6.1.a)	Jusqu’à votre désinscription, ou après 3 ans sans interaction
Assurer la sécurité, la disponibilité et le bon fonctionnement du site	Intérêt légitime (art. 6.1.f)	Journaux de connexion : 12 mois
Mesurer l’audience du site et, le cas échéant, mesurer nos campagnes publicitaires	Consentement (art. 6.1.a)	Cookies et identifiants : 13 mois maximum
Répondre à une obligation légale ou faire valoir nos droits en justice	Obligation légale (art. 6.1.c) et intérêt légitime (art. 6.1.f)	Durée de la procédure et des délais de recours

À l’expiration de ces durées, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible. Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’une obligation légale ou un litige en cours l’impose.

5. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les champs signalés comme obligatoires dans nos formulaires sont nécessaires soit à la conclusion et à l’exécution du contrat de formation, soit au respect d’une obligation légale. À défaut de les compléter, nous ne pourrons pas traiter votre demande ou votre inscription. Les autres champs (notamment les réseaux sociaux, les restrictions alimentaires et le droit à l’image) sont facultatifs et sans conséquence sur votre inscription.

6. Destinataires de vos données

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni échangées. Elles sont communiquées uniquement :

au personnel administratif et aux enseignants d’AEOON, dans la limite de ce qui est nécessaire à leur mission ;
à nos sous-traitants, agissant sur nos instructions et liés par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD :
- l’hébergeur du site internet et de nos boîtes e-mail ;
- les outils de formulaires et d’envoi d’e-mails ;
- notre comptable ou expert-comptable externe ;
- les lieux d’accueil, traiteurs et prestataires logistiques (listes de présence, restrictions alimentaires) ;
à notre établissement bancaire, pour le traitement des paiements ;
aux organismes d’accréditation ou aux autorités compétentes, lorsque la délivrance d’attestations ou une obligation légale l’exige ;
à nos conseils (avocat, assureur) et aux autorités judiciaires, en cas de litige.

Si vous nous contactez via WhatsApp, les métadonnées de la conversation sont également traitées par Meta Platforms Ireland Ltd. selon sa propre politique de confidentialité. Vous pouvez toujours nous joindre par e-mail ou par téléphone si vous préférez l’éviter.

7. Transferts en dehors de l’Union européenne

Nous privilégions des prestataires établis dans l’Union européenne. Lorsqu’un transfert vers un pays tiers ne peut être évité (notamment pour certains services d’hébergement, de messagerie ou de mesure d’audience), il est encadré par l’un des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD : décision d’adéquation de la Commission européenne, clauses contractuelles types, ou garanties appropriées équivalentes. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à info@aeoon.be.

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation et l’altération, notamment :

le chiffrement des communications avec le site (HTTPS/TLS) ;
la limitation des accès aux seules personnes habilitées, avec authentification individuelle ;
la tenue à jour des logiciels et des correctifs de sécurité ;
des sauvegardes régulières ;
un engagement de confidentialité du personnel et des enseignants.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons conformément à l’article 34 du RGPD et notifierons l’Autorité de protection des données dans les 72 heures.

9. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

droit d’accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie ;
droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
droit à l’effacement : faire supprimer vos données, dans les limites de nos obligations légales de conservation ;
droit à la limitation du traitement dans les cas prévus par le règlement ;
droit d’opposition, à tout moment et pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, et sans motif en cas de prospection ;
droit à la portabilité : recevoir dans un format structuré et lisible par machine les données que vous nous avez fournies ;
droit de retirer votre consentement à tout moment, notamment pour le droit à l’image, les cookies et nos communications, sans que cela n’affecte la licéité des traitements antérieurs ;
droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé : nous n’en pratiquons aucun.

Pour exercer ces droits, écrivez à info@aeoon.be ou à l’adresse du siège mentionnée au point 1. Nous pouvons vous demander une preuve d’identité en cas de doute raisonnable. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe, ce dont vous seriez informé.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle :

Autorité de protection des données — Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. : +32 2 274 48 00 — contact@apd-gba.be — www.autoriteprotectiondonnees.be

10. Droit à l’image

Des photographies et des vidéos peuvent être réalisées pendant les modules et les évènements, à des fins pédagogiques et promotionnelles (site internet, brochures, réseaux sociaux). Ces prises de vue ne sont utilisées qu’avec votre consentement, recueilli lors de l’inscription. Vous pouvez le retirer à tout moment, sans justification, en écrivant à info@aeoon.be : nous cesserons alors toute nouvelle diffusion et retirerons les contenus concernés de nos supports, dans un délai raisonnable et dans la mesure où cela reste techniquement possible pour les supports déjà imprimés ou repris par des tiers.

11. Cookies

Un cookie est un petit fichier déposé sur votre terminal lors de la consultation d’un site. Le site aeoon.be utilise :

des cookies strictement nécessaires : fonctionnement du site, sécurité, gestion de session, mémorisation de vos choix en matière de cookies et affichage des pages (WordPress, Elementor). Ils ne requièrent pas votre consentement ;
des cookies de mesure d’audience : statistiques de fréquentation permettant d’améliorer le site ;
des cookies de tiers et de contenus embarqués : lecteurs vidéo, cartes, boutons de réseaux sociaux, qui peuvent déposer leurs propres cookies ;
le cas échéant, des cookies publicitaires destinés à mesurer nos campagnes.

Les cookies non strictement nécessaires ne sont déposés qu’après votre consentement, exprimé via le bandeau affiché lors de votre première visite. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via ce bandeau ou via les paramètres de votre navigateur, qui vous permettent également de supprimer les cookies déjà enregistrés. Le refus des cookies non nécessaires n’empêche pas la consultation du site. La durée de conservation des cookies et des identifiants qui en découlent n’excède pas 13 mois.

12. Liens vers des sites tiers

Le site peut contenir des liens vers des sites que nous n’exploitons pas (partenaires, réseaux sociaux, institutions). Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques en matière de protection des données ; nous vous invitons à consulter leurs propres politiques de confidentialité.

13. Mineurs

Nos formations et notre site s’adressent à des professionnels de l’art dentaire majeurs. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 18 ans. Si vous estimez que de telles données nous ont été transmises, contactez-nous : elles seront supprimées.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons adapter cette politique en fonction de l’évolution de nos activités, de nos outils ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur aeoon.be, dont la date de mise à jour figure en tête de page. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un moyen approprié.

15. Contact

Académie Européenne d’Orthodontie et d’Occlusodontie Numérique — Rue du Méridien 100, 1210 Saint-Josse-ten-Noode, Belgique — info@aeoon.be — +32 479 79 90 19